2019年1月15日 | お役立ち情報

スケジューリングのコツを紹介！日常を自分でコントロールすることが生活を快適にする

何かと忙しい毎日、あなたは自分の予定をしっかりと把握できていますか？仕事でもプライベートでも時間の使い方が上手な人は、自分をしっかりスケジュール管理できている人。きっとスケジュール帳にもその日の予定が細かく書き込まれていることでしょう。いっぽう、時間に追われてばかりいる人は、手帳に予定を書き込んでも予定通りに実行できないといったケースが多いようです。

スケジュール管理がしっかりできているかどうかは、仕事の成果にもはっきりと表れ、まわりからの評価にも大きく影響します。そこで今回は、「実行できるスケジュールを立てるコツ」を紹介します。

予定を書き込んでいるのに、スケジュール管理に失敗する原因は？

スケジュール帳にしっかり予定を書き込んでいるのに、思いどおりにコトが進まない、その原因はどこにあるのでしょうか？まずはスケジュール管理に失敗する例をみていきます。

スケジュールを確認せずに予定を入れてしまう

次の打ち合わせを打診されたとき、軽くふたつ返事をしてしまい、うっかり打ち合わせがかぶってしまった…。誰でも一度はこんな経験があるのではないでしょうか。

スケジュール帳に書き込むだけで、そのあとこまめにチェックしなかったり、予定をしっかり把握していないと、こうした「ダブルブッキング」などの失敗を招き、場合によってはクライアントとの打ち合わせに穴を開けることに。その人の信用問題にも発展しかねないため、予定を入れるときはくれぐれも慎重に行いましょう。

スケジュールを詰め込みすぎている

今日1日のスケジュール帳が予定でビッシリ埋まっている。こんな余裕のないスケジュールを立ててしまうと自分の首をしめることに…。前の打ち合わせがのびたため次の訪問先に遅れてしまうなど、ちょっと時間がずれただけでその後の予定がどんどん狂ってしまいます。

時間のない中での作業は“焦り”をともなうため、作業がなかなか思うように進まないということも。なにより、つねに自分に余裕がないため、スケジュール以外でもミスを起こす危険があるため注意しましょう。

時間の見積もりが甘い

予定時刻までに資料がそろえられなかったり、企画書の締め切りに間に合わなかったり、時間を甘く見積もってスケジュールを立てると、他の予定に大きく影響するばかりか、一緒にプロジェクトにかかわる人たちにも迷惑をかけてしまうことになります。

また、ひとつのことに夢中になりやすいタイプの人は、時間の感覚がルーズな傾向があるため注意しましょう。

デキる人はココが違う！自分をコントロールするスケジュール管理のコツ

スケジュールをしっかり管理できる人と苦手な人。スケジュール帳には同じように予定を書き込んでいるつもりなのに、その差はどこから生まれるのでしょうか？ここでは、デキる人が実践しているスケジュール管理のコツを紹介します。

すべてのやるべきことを把握する

まずは、その日の予定はもちろん、1週間、1カ月単位でわかっている予定や作業内容をスケジュール帳にできるだけ細かく記入します。全体的な作業ボリュームやそれぞれの締め切りを知ることで今やるべきことが見えてきます。

スケジュールをこまめにチェックする習慣をつける

予定を書き込むだけでその後のチェックをしないでいると、約束の時間を守れなかったり、その約束自体を忘れてしまうことにもなりかねません。せっかく立てた予定を忘れずしっかりと実行するため、スケジュール帳をこまめにチェックする習慣をつけておきましょう。

自分をコントロールする上手な計画の立て方

スケジュール管理が苦手な人の中には、指示された仕事をこなすためだけに予定を組んでいるケースが少なくありません。いっぽうスケジュール管理が上手な人が計画を立てるとき、そこに自分の考えがプラスされます。

大切なのは、やるべきことを自分で考え、それを実行するために自ら予定を組んでいくこと。自分が動きやすいように計画を立てることで、毎日の無理・無駄な時間を減らせるばかりか、仕事のモチベーションも上がります。

やるべきことに優先順位をつける

自分が動きやすいように計画を立てるためには、やるべき作業が「急ぎ」か否か？「重要」か否か？を考え、優先順位をつけることが大切です。（1）→（4）の順に優先順位をつけていきます。

（1）急ぎでしかも重要な作業：締め切りがある仕事
（2）重要だけどそれほど急ぎではない作業：締め切りがない仕事、自己のスキルアップなど
（3）急ぎだけどそれほど重要でない作業：報告書の作成など
（4）急ぎでも重要でもない作業：飲み会の予定など

スケジュールと一緒にTO-DOリストを作成する

それぞれのやるべきことには、「TO-DOリスト」も一緒に作成します。「企画書作成」「プレゼン資料の整理」「報告書作成」など、やるべきことをズラッと書き出したら、ひとつひとつの作業に対して締め切りなどもしっかり書き込むようにします。こうすることで自分のやるべきことが、さらに強くイメージできるようになります。

作業にかかる時間を把握する

ひとつひとつの作業にどれだけ時間がかかるのか？スケジュールを細かく管理する上ではとても重要なポイントです。この時間の設定が甘いと、せっかく立てたスケジュールもどんどん予定が狂ってしまうため、現実的な時間を把握することが大切です。特に初めて行う作業においてはできるだけ内容をイメージして、あらかじめ時間に少し余裕をもたせておきましょう。

スキマ時間を上手に活用

1日は誰にも平等に24時間しかありません。そのため、この限られた時間をどのように活用するかが大きなポイントとなります。睡眠や食事は、健康状態を保ち仕事で高い成果をあげるためにもしっかりとることが重要です。そこで1日のスキマ時間を効率よく活用しましょう。

たとえば、通勤時に書類や資料に目を通したり、打ち合わせ先への移動時間を使って報告書をまとめたり、こうすることでデスクでの作業を軽減できます。

ルーティーンワークの時間をつくる

また、毎日のやるべき仕事の中にはつねに同じ作業をするルーティーンワークがあります。比較的容易に作業できるルーティーンワークは、業務を効率化するいくつかのメリットがあります。

（例）

発注書の確認
給与計算
書類作成
報告書の作成

（メリット）

パターン化しているため作業時間が読める
単純作業を繰り返すことで、集中力や仕事へのモチベーションが上がる

当日を振り返り、翌日のスケジュールに活かす

上手にスケジュールを管理する上で、ぜひ行いたいのが1日の「振り返り」です。朝イチで今日1日の予定を立てても、なかなか予定通りにいくものではありません。そうしたとき、「予定に無理はなかったか？」「どうして時間をオーバーしてしまったのか？」など、うまくいかない原因を知ることはとても重要です。そこで、スケジューリングにもPDCAサイクルの考え方をとりいれてみましょう。

スケジューリングをPDCAサイクル（Plan（計画）→Do（実行）→Check（検証）→Act（改善））でみたとき、1日の振り返りはCheck（検証）にあたります。しっかりと検証を行い、改善していくことでスケジューリングの質を高めることができます。

また、反省点ばかりでなく、「作業が予定時間内に終わった」ときや「効率よく作業できた」ときなど、うまくいったこともしっかり振り返っておきましょう。振り返りを行うことでその日の反省を翌日のスケジュールに活かせるうえ、時間に対する意識を高められるといったメリットもあります。

スケジュール管理は手帳orスマホ？そのメリット、デメリット

毎日の生活に片ときもスマホが手放せなくなった今、スケジュール管理もスマホで行う人が増えています。ここでは、それぞれのメリットとデメリットを見ていきましょう。

＜手帳のメリット＞

いつでもサッと予定を書き込める
予定以外のことも簡単にメモできる
一括消去の心配がない
バッテリー切れの心配がない

＜手帳のデメリット＞

スマホに比べ重い
1年ごとに買う必要がある
1年先の予定しか書けない

＜スマホのメリット＞

手帳という持ち物を減らせる
予定を書き直しても見やすい
1年ごとに買い替える必要がない
1年以上先の予定も管理できる
スケジュール管理に便利なアプリが使える

＜スマホのデメリット＞

一括消去する恐れがある
通話しながらスケジュールを確認できない
充電が切れると見れない

どちらも一長一短。自分にとっての好みや使いやすさが選ぶポイントといえますが、スマホでスケジュール管理する場合、とても便利な機能やアプリが活用できます。

せっかく立てたスケジュールを忘れない！

忙しい業務に追われ、せっかく立てたスケジュールを忘れてしまった！という経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。こうしたうっかりミスをしないためにも活用したいスマホの機能をご紹介します。

スマホのカレンダー機能など

細かくスケジュール管理でき、週間、月間表示をすばやく切り替え。もともとスマホに搭載されているカレンダー機能から、さまざまな特徴をもったWebカレンダーやアプリも多数登場しています。こうしたデジタルのカレンダーについている便利な機能が、予定の前日や数時間前に確認が届く「リマインド機能」や「アラーム機能」です。

完全に予定が頭から抜けていたけれど、こうした機能で予定に気づき、助かった思いをされた方も多いのではないでしょうか。