2019年7月17日 | お役立ち情報
ビジネスマンなら知っておきたい「5W1H」について解説
5W1Hという単語を一度は耳にしたことがある方は多いと思います。5W1Hは情報伝達に必要な要素であり、社会生活を送る上で最低限身に付けておくのが好ましいとされています。
誰かに自分の考えを伝えたり、指示を出しても上手く伝わらないと悩む方は多いのではないでしょうか。
これらの悩みは5W1Hの正しい知識や使い方を学ぶことで、解消される可能性があります。今回は主にビジネスなどのシーンで重宝される5W1Hの基本や活用シーンなどについて解説します。
5W1Hとは？
5W1Hはすでに多くの方がご存じだと思いますが、以下の頭文字をとった略称です。
- いつ(When)
- どこで(Where)
- だれが(Who)
- なにを(What)
- なぜ(Why)
- どのように(How)
この5W1Hですが、主にビジネスなどのシーンにおいて有効とされる情報伝達の方法や手段です。たとえばですが、誰かに自分の考えを伝えようとしたとき「上手く伝えられなかった」「相手が理解するまでに時間がかかった」という経験をされたことはないでしょうか？
人にはさまざまな価値観や考え方があるため、しっかりとした意思疎通を図ることは簡単ではありません。ですから社会生活を送る上では、伝えたいことを相手に確実に理解してもらう上手な説明方法というのを習得する必要があります。
そして上手な説明方法を身に付けたいときに推奨されているフレームワークが、今回のメインテーマである5W1Hです。
詳細は後述しますが、この5W1Hを身に付けることで、過不足なく相手に必要な情報をしっかりと伝えられるようになるため、円滑な業務遂行などのメリットが生まれます。
5W1Hのそれぞれの意味を解説
前述のように5W1Hには、相手に自分の考え方を過不足なく伝えるための6つの要素が詰まっています。ここでは5W1Hのそれぞれの意味を解説します。
いつ(When)
「いつ(When)」は時間や時期、期間、期限などを表す言葉です。会社から与えられる仕事には、いつまでに終わらせなければならないなどの期限が設けられています。
また、会議や打ち合わせを行うのにも指定の時間がありますから、これらを伝えないと相手は「いつまでに仕上げるの？」「何時からやるの？」といった疑問を抱えてしまいます。相手に指示をする際は、まずこのいつ(When)を伝えるとよいでしょう。
どこで(Where)
いつ(When)のあとに伝えたい要素は「どこで(Where)」です。どこで(Where)は場所を表す言葉。物事を進めるときには、遂行する場所が必要になりますから、この情報もしっかりと相手に伝えておく必要があります。
どこで(Where)をしっかりと伝えておかないと、「明日の○○社との商談はどこで行いますか？」「来週の研修実施場所はどこですか？」「先輩と待ち合わせする場所はどこですか？」といった疑問が相手に生まれてきますので注意が必要です。
また、この「場所」というのは単に待ち合わせ場所や実施場所を指すだけの要素ではなく、書類や資料の提出場所やデータを保存しておく場所なども含まれています。
だれが(Who)
「だれが(Who)」は、文字通り人物を表す言葉です。対象の物事を「誰が進めるのか？」、もしくは「誰と一緒に進めるのか？」といった疑問を解決するために必要な要素です。
このWhoをしっかりと伝えておかないと、「○○の作業、誰もやってないよ！」「今日の打ち合わせ○○君も参加予定だけど来てないよ！」といったミスにつながりますので、注意が必要です。
なにを(What)
「なにを(What)」は、「物」や「行動」を表す要素です。なにを(What)は「何の作業を行うのか？」「何を持っていけばよいのか？」といった疑問を解決するために必要です。たとえばですが、前述のだれが(Who)の部分に「僕が」が入るとしましょう。
このだれが(Who)の要素だけだと「僕は何をすればよいの？」「僕がどうすればよいの？」といった疑問が生まれてくるため、5W1Hではだれが(Who)のあとになにを(What)を持ってくるようにします。
具体的には「僕が(だれが/Who)明日の会議の進行を行う(なにを/What)」「私は(だれが/Who)旅行に行く(なにを/What)」といった使い方です。なにを(What)を伝えることで結論が明確になり、この時点で相手もある程度の情報を把握できます。
自分の考えを相手に伝えるときは、この結論が出てこないと相手も「だから何をいいたいの？」といった感情を抱きやすいため注意しておきましょう。
なぜ(Why)
「なぜ(Why)」は目的や理由を明確にする要素です。前述のなにを(What)によって結論が明確になりましたが、これだけでは周囲を納得させるには不十分です。
なぜなら自分の考え方を伝えられた側、指示をされた側には「なぜそのような結論に至ったのか？」といった疑問が残るからです。
たとえばですが、上司から明日緊急の会議があることを告げられると、大半の人は「なぜ急に会議を行うことになったのだろうか？」と考えます。ここでなぜ(Why)を伝えることで、上記のような疑問も解決できます。
具体的には「明日緊急の会議を行うことになりました(なにを/What)、理由はここ最近の売上げ低迷の原因解明、および対策を講じるためです(なぜ/Why)」。
このように緊急の会議を行う理由をしっかりと説明すれば、伝えられた側も納得しやすいです。
指示を与えたり、自分の考えを伝えたりして人を動かすには、なぜ(Why)の要素も非常に重要となってきますので覚えておきましょう。
どのように(How)
「どのように(How)」は、方法や手段を表す要素です。物事を進めるときにはいくつかの方法、手段、選択肢などがあります。たとえばですが新しい商品を開発し、販売することになった場合。
このようなケースでは複数の販売方法があります。具体的には実店舗を構えての販売、インターネットを使った販売などが挙げられます。どのように(How)という要素はこの方法や手段を明確にする役割を持っています。
「明日から始まる新しいプロジェクトはどのように進めるのだろう？」「ホームページの更新方法の説明会はどのような形式で行われるのだろう？」といった疑問を解決するにはどのように(How)をしっかりと伝えてあげましょう。
どのように(How)の部分に力を入れると、より具体性が増すため、ビジネスなどのシーンでもミスを減らすことが可能です。
5W1Hの活用シーン
先ほども解説したように5W1Hは主にビジネスのシーンで有効とされますが、その他にもさまざまなシーンで活用することができます。ここでは5W1Hの主な活用シーンをまとめましたのでご紹介します。
文章作成
5W1Hはもともと新聞記事を書く際の原則として用いられてきました。新聞を読むとわかりますが、新聞は短いリード文を読んだだけでおおよその内容を把握できます。
これは短い文章の中に5W1Hがしっかりと詰め込まれているからです。近年はインターネット上でメディアを運営する企業、個人が急増しています。
このようなメディアは基本的に文章で構成されているため、読者の共感を得るには「読者に伝わる文章」を作成する必要があります。
5W1Hを意識した文章を作成することで、読者が「いつ？」「どこで？」といった疑問を抱えることも少なくなりますので、最終的には多くの読者から支持される可能性も高くなります。
また言葉足らず、情報足らずによる誤解を招くこともなくなるため、ネット上で批判を浴びるようなデメリットも減少させることができます。
スケジューリング
スケジューリングとは複数の仕事をこなさなければならないときに、どういう順番で作業を進めれば効率的に終わらせることができるのかなどを考え、管理することです。
企業では社員、スタッフにひとつの仕事だけではなく、複数のタスク（マルチタスク）を課せていることも多いです。このようなときに何も考えずに与えられた仕事を行うと、スケジュール管理ミスによる期限遅れや焦りからの失敗を招く可能性が高くなります。
マルチタスクを行う上でのこれらのデメリットは、5W1Hを取り入れたスケジューリングによって大幅に改善されることがあります。なぜなら5W1Hを考慮したスケジューリングには、以下のような情報がしっかりと入っているからです。
- いつ(When)・・・期間・期限など
- どこで(Where)・・・担当部署など
- だれが(Who)・・・担当者名・個人名
- なにを(What)・・・作業名称
上記のように5W1Hを取り入れたスケジューリングには各タスクを終わらせなければならない期間、各タスクを行う場所や部署、誰がそのタスクを行うのかなどが明確に記載されています。
そのため、どの作業から始めたほうがよいのかなどの優先順位も付けやすく、結果的に各タスクでトラブルが起きる確率も低下させることができます。
報連相
「報告」「連絡」「相談」の3つの要素をまとめた報連相は社会人の基本中の基本ともいわれています。しかし、社会人の中にはこの報連相が苦手という方も少なくありません。
報連相に苦手意識を持つ方が多いのは、伝えるべき内容や目的を整理しないまま報告、連絡、相談をしてしまうからです。
誰かに自分の考えや悩みを相談するときは、「どのような情報を報連相の中に入れれば相手に伝わるか？」「何の目的で報告や連絡を行うのか？」といった点を事前に整理しておく必要があります。
これがしっかりとできていない状態で上司や同僚に報連相を行っても、相手は「結局何がいいたいのだろう…？」といった疑問を抱えてしまいます。
この疑問を解消するのに役立つのが5W1Hです。一例ですが、以下に5W1Hを考慮した報連相と5W1Hをまったく考慮していない報連相をまとめましたのでご覧ください。
＜5W1Hを無視した報連相の例＞
商品に不具合があったと連絡がありました。交換を希望されていますがどうなさいますか？
＜5W1Hを考慮した報連相の例＞
新商品交換の件でご相談です。昨日○○社から新商品に不具合があったとのご連絡が入りました。○○社ではすでに店頭販売の準備を行っているため、○月○日までの交換を希望されています。交換にかかるコストは約○○円ですが、こちらで進めてもよろしいでしょうか？
5W1Hを無視した報連相は、「何の商品なのか？」「誰からの連絡なのか？」「なぜ交換が必要なのか？」「いつまでに交換をすればよいのか？」といったように、伝えられた側には多くの疑問が残ります。
しかし、5W1Hを多少考慮した報連相になると、上記のような疑問が解消されているため、伝える側と伝えられた側の認識違いによるミスなども減らせることができます。
5W1Hを取り入れた情報伝達で大きなミスを犯す確率を低下させよう！
今回はビジネスなどのシーンで重宝される5W1Hの基本や意味、活用シーンなどに関するお役立ち情報を解説しました。企業や会社で進める業務は1人で行うわけではありませんので、各スタッフに作業内容や注意事項などをしっかりと伝える必要があります。
このようなときに伝える側の言葉や情報が不足していると伝えられた側には「○○はどうすればよいのか？」「私は○○のタイミングでどう動けばよいのか？」といった疑問が生じます。
伝える側、伝えられた側の解釈や認識に大きな違いが生まれると、最悪の場合企業全体に大きな損失が生じるミスを犯す可能性もあります。
ですから情報伝達を行う上では必要最低限の情報として、いつ(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、なにを(What)、なぜ(Why)、どのように(How)といった要素を入れておくようにしましょう。相手に自分の考えを伝えるのが苦手という方は、ぜひ参考にしてください。
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