仕事でミスをした!ミスをしたときの対処法と再発防止策

仕事でミスをした!ミスをしたときの対処法と再発防止策

注意していたのに仕事でミスをしてしまったという経験は、誰しもがあるものでしょう。しかし同じミスを何度も繰り返すと信用をなくしてしまいます。

また、ミスが少ない人でもミスしたときに正しく対処しなければ、信頼を失ってしまうでしょう。ミスをしたときの対処方法を教わったことがない人は、正しい対処の仕方がわからずに、ミスの被害を広げてしまうかもしれません。

この記事では、仕事でミスをしたときの対処法と再発防止策をご紹介します。ミスをしたときに対処するだけでなく、しっかり再発防止策を考えて、同じミスを繰り返さないようにしましょう。

仕事でミスを繰り返してしまう人の特徴

ミスが少ない人もいれば、ミスを繰り返してしまう人もいます。たまにミスするくらいなら誰にでもあるでしょうが、頻繁にミスをしてしまうと信用がなくなりますし、本人も「またミスするのではないか?」と不安になるでしょう。仕事でミスを連発する人にはどんな特徴があるのか見てみましょう。

反省しても改善策を考えない

ミスが多い人は、ミスをしたときに「次からは気をつけよう」と反省はしますが、「どうやったらミスを防げるか」という改善策までは考えません。気をつけていてもミスは起こるものなので、できるだけミスが起こらないようにするにはどうすべきか考えることで、ミスの連発を防げるでしょう。

整理整頓が苦手

整理整頓が苦手な人もミスを連発しやすいです。整理整頓ができない人の机は、いつも散らかって書類は山積みになってしまいます。大事なものがどこに行ったかわからなくなるので、いつも探し物に時間を割かなくてはなりません。仕事にかけるはずの時間を探し物にかけなくてはいけないので、いつも時間に追われ、ミスが起こりやすくなります。

また、机の上がいつも散らかっていると集中の妨げになり、ミスを誘発します。整理整頓を習慣づけることで、落ち着いて仕事できる環境を整えられるので、ミスを減らせるでしょう。

マイナス思考

マイナス思考

マイナス思考の人は、一度ミスをすると「次は気をつけてミスのないようにしよう」と思うより、「きっとまた失敗する」という不安にとらわれてしまいます。強い不安のため仕事に集中できなくなり、ミスを繰り返してしまう傾向があります。

責任感がない

責任感がない人は、「自分が責任を持って仕事をする」という意識が低いため、細かい点まで気が回らずミスをしがちです。また、目の前の仕事しか見ておらず、全体像を把握していないこともミスの原因となってしまいます。

ミスをしても責任転嫁して自分は悪くないということを主張するので、なぜミスをしたか原因を追究することもなく、同じミスを繰り返してしまいます。

仕事でミスをしたときの対処法

仕事のミスに気づいたとき、まずは何をすればよいのでしょう?対処法を理解していれば、ミスによる被害を最小限に抑えられます。

すぐに報告する

自分のミスに気づいたとき、「怒られる」「評価が下がってしまう」ということが頭に浮かぶかもしれません。できればミスを隠したいと思うかもしれませんが、一刻も早く上司に報告しましょう。少しでも早く報告することで、ミスによる被害の拡大を防げるからです。

ミスをしたことにより評価が下がることを心配する人もいるでしょうが、ミスは誰にでも起こり得ることであるため、ミスしたときにどのように対処したかが評価につながります。自分一人で解決しようとしても、さらにミスを重ねてしまう可能性があります。取引先や顧客に関係するミスは、自分一人の力で解決できないこともあります。自分で何とかしようとして結局ミスの報告が遅れると、「なぜすぐに報告しなかった」ということになるでしょう。自分で手に負えないミスでも上司に相談すれば簡単に解決することがありますので、まずは正直にミスを報告しましょう。

ミスを報告するときは、次のようなことに気をつけてください。

  • 速やかに報告する
  • 結論から報告する
  • 推測で話さず事実だけを伝える
  • 5W1Hをわかりやすく伝える
  • 言い訳をしない
  • 人のせいにして責任転嫁しない

ミスをしたら評価が下がると思いがちですが、ミスをした後にどのように対処したかで評価されることもあります。ミスをしてしまったら、決して隠さずにすぐに報告しましょう。

また、ミスを報告するときは、結論から報告するのが基本です。長い説明を聞いて、最後にやっとミスをしたことがわかるような伝え方はNGです。ミスの原因について推測で話すと対処法を誤る可能性もありますので、事実だけを簡潔に伝えるようにしましょう。

誠意ある謝罪をする

誠意ある謝罪をする

ミスによって迷惑をかけた相手には、「誠に申し訳ありませんでした」と誠意を持って謝罪しましょう。「忙しすぎて…」など、言い訳をしては謝罪になりません。また、「〇〇さんに言われた通りにしました」など、責任逃れとも取れる発言をすると、反省の様子がうかがえないので、かえって怒らせてしまうでしょう。謝罪をするときは言い訳をしたり、人のせいにしたりせず、責任を持って謝ることで誠意が伝わります。

取引先に謝罪する場合は、メールですませずに直接出向いて謝罪するのが最善の方法です。もし遠方であれば電話で謝るのもやむを得ないですが、メールですませるのは避けましょう。

解決策を考える

ミスに対する解決策をいくつか考えておきましょう。ミスの報告と謝罪だけですませては、上司の仕事を増やすだけです。もちろん解決のためには経験豊富な上司や先輩に頼らなくてはならないこともあるでしょうが、まずは自分の頭で考えてみることも大切です。上司にミスを報告するとき、自分の考えた解決策を報告しましょう。

気持ちを切り替える

仕事でミスをしたからといって、一日中落ち込んでいるわけにはいきません。もちろんミスへの対処や反省は必要ですが、他にもこなさないといけない仕事もあるはずです。いつまでもくよくよとミスをひきずっていると、注意力が散漫になり、別のミスを起こしてしまう可能性もあります。失敗から学んだら、気持ちを切り替えましょう。

ミスを繰り返さないために!再発防止策を考える

1度目のミスは許されても、同じミスを繰り返すと信頼を失ってしまいます。ミスをしてしまったときは、再度同じミスをしないように再発防止策を考えましょう。

小さなことでもメモを取る

小さなことでもメモを取る

「後でやろう」と思っていても、他のことをしている間に忘れてしまい、ミスにつながることがあります。短期記憶に頼らず、小さなことでもメモを取る習慣をつけましょう。打合せのときも仕事の段取りについてメモしておかないと、漏れなく覚えておくことは難しいです。メモを取ることで、あいまいな記憶に頼らなくてすみますので、必ずメモを取りましょう。

仕事に慣れるにつれ、メモを取る習慣がなくなっていく人もいますが、新入社員の頃の初心にかえり、何でもメモを取る習慣をつけておくとミスを減らせます。

また、スマホのメモアプリを利用する人もいるでしょうが、メモ帳に手書きするのがベストです。手書きする方が記憶にとどまり、物忘れしにくくなります。

ToDoリストやカレンダーでやるべきことを管理

やるべきことが抜け落ちてしまう人は、ToDoリストを作っておきましょう。やらなくてはならないことをリストアップしておくと、漏れを防げます。また、リストアップすれば優先順位を考えながら効率よく仕事を進められるというメリットもあります。

ToDoリストを作っても未完了のタスクが多い人は、カレンダーに書き込む方法もあります。カレンダーなら期限や所要時間を把握しやすいでしょう。

確認を怠らない

指示の内容を理解できないまま仕事に取り掛かるとミスにつながりますので、不明な点はその場で確認するようにしましょう。また、最終確認を怠ったために起こるミスもありますので、最後まで気を抜かずに確認することが大切です。

報連相を徹底する

報連相を徹底する

上司とのコミュニケーションを密にすることで、大きなミスを防ぐこともできます。ビジネスの基本ともいえるのが報連相(ホウレンソウ)で、「報告」「連絡」「相談」のことです。

「途中経過を報告する」「事実を連絡する」「判断に迷うときは相談する」というように、報連相を徹底することで、思い込みによるミスを回避できるでしょう。

集中力をキープするため適度に休憩する

誰でも長く集中力を保つことは難しいです。何時間も続けて仕事をすると、当然集中力は下がってきますので、ミスを起こしがちです。適度に休憩をはさみながら集中力をキープしましょう。

作業工程に問題がないか見直す

ミスをしたのは本人に能力がないわけではなく、作業工程そのものに問題があるのかもしれません。誰もミスしないのに同じ人だけ何回もミスをするなら、その人に問題があると考えられます。しかし他の人でもミスが起こるのであれば、作業工程そのものを見直してみましょう。

たとえばダブルチェックをおこなっていれば防げたようなミスもあるはずです。今後同じようなミスを発生させないためにも、個人の問題ではなくプロセスの問題として改善できる点がないか見直してみましょう。

まとめ

ミスをしたときに、隠さずすぐに報告して謝罪するという適切な対処ができれば、被害を最小限に抑えられます。また、ミスから学ぶためにもミスの原因を探り、再発防止策を考えることで、ミスの連発を防げるでしょう。

仕事でミスをしてしまったとき、自分の手に負えないときは上司や先輩を頼ることになりますが、どのように対処してくれたか見届けることで、将来後輩がミスしたときフォローできるようになるはずです。

ミスは誰だってするものなので、ミスしたときどのように対処するかを見られています。同じミスを他の人がする可能性もありますので、ミスの原因を探り、どのような対処法が効果的であったか上司に報告することで、再発防止に役立つでしょう。

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