2019年9月15日 | お役立ち情報

仕事でミスをした！ミスをしたときの対処法と再発防止策

注意していたのに仕事でミスをしてしまったという経験は、誰しもがあるものでしょう。しかし同じミスを何度も繰り返すと信用をなくしてしまいます。

また、ミスが少ない人でもミスしたときに正しく対処しなければ、信頼を失ってしまうでしょう。ミスをしたときの対処方法を教わったことがない人は、正しい対処の仕方がわからずに、ミスの被害を広げてしまうかもしれません。

この記事では、仕事でミスをしたときの対処法と再発防止策をご紹介します。ミスをしたときに対処するだけでなく、しっかり再発防止策を考えて、同じミスを繰り返さないようにしましょう。

仕事でミスを繰り返してしまう人の特徴

ミスが少ない人もいれば、ミスを繰り返してしまう人もいます。たまにミスするくらいなら誰にでもあるでしょうが、頻繁にミスをしてしまうと信用がなくなりますし、本人も「またミスするのではないか？」と不安になるでしょう。仕事でミスを連発する人にはどんな特徴があるのか見てみましょう。

反省しても改善策を考えない

ミスが多い人は、ミスをしたときに「次からは気をつけよう」と反省はしますが、「どうやったらミスを防げるか」という改善策までは考えません。気をつけていてもミスは起こるものなので、できるだけミスが起こらないようにするにはどうすべきか考えることで、ミスの連発を防げるでしょう。

整理整頓が苦手

整理整頓が苦手な人もミスを連発しやすいです。整理整頓ができない人の机は、いつも散らかって書類は山積みになってしまいます。大事なものがどこに行ったかわからなくなるので、いつも探し物に時間を割かなくてはなりません。仕事にかけるはずの時間を探し物にかけなくてはいけないので、いつも時間に追われ、ミスが起こりやすくなります。

また、机の上がいつも散らかっていると集中の妨げになり、ミスを誘発します。整理整頓を習慣づけることで、落ち着いて仕事できる環境を整えられるので、ミスを減らせるでしょう。

マイナス思考

マイナス思考の人は、一度ミスをすると「次は気をつけてミスのないようにしよう」と思うより、「きっとまた失敗する」という不安にとらわれてしまいます。強い不安のため仕事に集中できなくなり、ミスを繰り返してしまう傾向があります。

責任感がない

責任感がない人は、「自分が責任を持って仕事をする」という意識が低いため、細かい点まで気が回らずミスをしがちです。また、目の前の仕事しか見ておらず、全体像を把握していないこともミスの原因となってしまいます。

ミスをしても責任転嫁して自分は悪くないということを主張するので、なぜミスをしたか原因を追究することもなく、同じミスを繰り返してしまいます。

仕事でミスをしたときの対処法

仕事のミスに気づいたとき、まずは何をすればよいのでしょう？対処法を理解していれば、ミスによる被害を最小限に抑えられます。

すぐに報告する

自分のミスに気づいたとき、「怒られる」「評価が下がってしまう」ということが頭に浮かぶかもしれません。できればミスを隠したいと思うかもしれませんが、一刻も早く上司に報告しましょう。少しでも早く報告することで、ミスによる被害の拡大を防げるからです。

ミスをしたことにより評価が下がることを心配する人もいるでしょうが、ミスは誰にでも起こり得ることであるため、ミスしたときにどのように対処したかが評価につながります。自分一人で解決しようとしても、さらにミスを重ねてしまう可能性があります。取引先や顧客に関係するミスは、自分一人の力で解決できないこともあります。自分で何とかしようとして結局ミスの報告が遅れると、「なぜすぐに報告しなかった」ということになるでしょう。自分で手に負えないミスでも上司に相談すれば簡単に解決することがありますので、まずは正直にミスを報告しましょう。

ミスを報告するときは、次のようなことに気をつけてください。

速やかに報告する
結論から報告する
推測で話さず事実だけを伝える
5W1Hをわかりやすく伝える
言い訳をしない
人のせいにして責任転嫁しない

ミスをしたら評価が下がると思いがちですが、ミスをした後にどのように対処したかで評価されることもあります。ミスをしてしまったら、決して隠さずにすぐに報告しましょう。

また、ミスを報告するときは、結論から報告するのが基本です。長い説明を聞いて、最後にやっとミスをしたことがわかるような伝え方はNGです。ミスの原因について推測で話すと対処法を誤る可能性もありますので、事実だけを簡潔に伝えるようにしましょう。

誠意ある謝罪をする

ミスによって迷惑をかけた相手には、「誠に申し訳ありませんでした」と誠意を持って謝罪しましょう。「忙しすぎて…」など、言い訳をしては謝罪になりません。また、「〇〇さんに言われた通りにしました」など、責任逃れとも取れる発言をすると、反省の様子がうかがえないので、かえって怒らせてしまうでしょう。謝罪をするときは言い訳をしたり、人のせいにしたりせず、責任を持って謝ることで誠意が伝わります。

取引先に謝罪する場合は、メールですませずに直接出向いて謝罪するのが最善の方法です。もし遠方であれば電話で謝るのもやむを得ないですが、メールですませるのは避けましょう。

解決策を考える

ミスに対する解決策をいくつか考えておきましょう。ミスの報告と謝罪だけですませては、上司の仕事を増やすだけです。もちろん解決のためには経験豊富な上司や先輩に頼らなくてはならないこともあるでしょうが、まずは自分の頭で考えてみることも大切です。上司にミスを報告するとき、自分の考えた解決策を報告しましょう。

気持ちを切り替える

仕事でミスをしたからといって、一日中落ち込んでいるわけにはいきません。もちろんミスへの対処や反省は必要ですが、他にもこなさないといけない仕事もあるはずです。いつまでもくよくよとミスをひきずっていると、注意力が散漫になり、別のミスを起こしてしまう可能性もあります。失敗から学んだら、気持ちを切り替えましょう。

ミスを繰り返さないために！再発防止策を考える

1度目のミスは許されても、同じミスを繰り返すと信頼を失ってしまいます。ミスをしてしまったときは、再度同じミスをしないように再発防止策を考えましょう。

小さなことでもメモを取る

「後でやろう」と思っていても、他のことをしている間に忘れてしまい、ミスにつながることがあります。短期記憶に頼らず、小さなことでもメモを取る習慣をつけましょう。打合せのときも仕事の段取りについてメモしておかないと、漏れなく覚えておくことは難しいです。メモを取ることで、あいまいな記憶に頼らなくてすみますので、必ずメモを取りましょう。

仕事に慣れるにつれ、メモを取る習慣がなくなっていく人もいますが、新入社員の頃の初心にかえり、何でもメモを取る習慣をつけておくとミスを減らせます。

また、スマホのメモアプリを利用する人もいるでしょうが、メモ帳に手書きするのがベストです。手書きする方が記憶にとどまり、物忘れしにくくなります。