2018年5月25日 | お役立ち情報
話がわかりにくいと言われる方必見！わかりやすい話し方のコツ
私たち人間は職場、自宅など場所に関係なく、人とコミュニケーションをとりながら生きていく必要があります。したがって伝えたいことをわかりやすく相手に伝えるスキルというのはとても大切です。
しかし、中には周囲から「〇〇は話がわかりにくい」と言われて、悩んでいる方もいるでしょう。今回はそのような方たちのために話がわかりにくい人の特徴や、相手に理解してもらうことができる話し方のコツをご紹介します。
話がわかりにくい人の特徴とは？
話がわかりにくい人にはいくつかの特徴が見られます。まずはこの特徴を取り上げてみましょう。
話が冗長
話がわかりにくいと言われる方は、内容を整理せずに話すことが多いため、どうしても話が冗長になりがちです。話が長くなると相手はもちろんのこと、本人でさえも「本当に伝えたいこと」がわからなくなってきます。こうなると相手も「何を言いたいんだろう？」と思うのは当然ですね。
原因や経過から話はじめる
時々、話をしていると「それで結果はどうなったの？」という方を見かけませんか？このような人も話がわかりにくいと言われるタイプです。話がわかりにくいと言われる方は原因や過程から話はじめる傾向が強いといわれています。
具体的には「〇〇だから、〇〇になってしまい、その結果〇〇になりました」といった話し方ですね。この場合、結果を最後に伝えているため、相手からしてみると「結局何が言いたいんだろう？」という状況が長く続くことになります。
ストーリー性が求められる映画や小説の場合は、ユーザーに「この後どうなるんだろう？」という楽しみを与える必要がありますから、前置きを長くしたり、過程を一つずつ細かく伝える手法も有効です。
しかし、日常の会話の中で結論がなかなか見えてこない話し方をしてしまうと、相手によってはうんざりしてしまうこともあります。特にビジネスシーンでは原因や過程から先に入る話し方は推奨されていないので注意が必要です。
話の内容が脱線する
先ほど取り上げた「話が長い」「冗長」の原因の一つは、話の内容が突然脱線することです。伝えたいことだけを話せばよいのですが、途中で別のことを話したくなってしまい、話が脱線していきます。
話がわかりにくい人は、会話の中でこの脱線がたびたび見られますので、いつの間にか「今って何の話してたっけ？」となりがちです。本人ですら会話の本筋がわからなくなっている状況ですから、相手の頭の中にも多くの「？」が駆け巡ることになるでしょう。
話を区切ることができない
話がわかりにくい人は伝えたいことが複数ある場合、話を区切ることができません。たとえばですが伝えたいことが3つある場合。話がわかりにくい人は「〇〇はこうで、〇〇はああなって、〇〇はこうなった」と一気に複数の内容を伝えてしまうことがあります。
このような場合、本人は結果がわかっていますから、理解はできます。しかし結果を知らない相手からしてみると「え？ちょっと待って、一気に話されると内容の整理、理解ができない」という気持ちになります。
指示語を多用する
「あれ」「それ」「これ」といった指示語を多用してしまうのも、話がわかりにくくなる原因です。上司から「あの件、どうなった？」と質問される社会人の方も多いと思いますが、任されている仕事が複数ある場合は「あの件ってどのことだろう？」となりがちです。
指示語は小さな子どもも使うことができるため、会話の中で用いられることが多いです。しかし、指示語を使って理解できるケースというのは限られています。指示語を多用してしまうと、混乱させてしまうことにもなるので注意が必要です。
専門用語の使いすぎ
どの分野にもその業界にいる人にしかわからない専門用語ってありますよね。専門用語は話が理解できる相手であれば多用してもまったく問題ありません。しかし、その業界に詳しくない相手に専門用語を連発してしまうと、相手は「何を言っているのかさっぱりわからない」となってしまいます。
営業マンの中にも専門用語を多用しながら、営業トークを展開する方がいます。当然、このようなケースでも相手は業界に詳しくない一般の方ですから、専門用語を使われても話を理解することができません。
その結果として相手に断られてしまうことも多々あります。仕事以外の場面でも同様のことが言えます。たとえばですが自分が好きな映画の素晴らしさを友人や知人に知ってもらいたい場合。
このような時にその映画を見た人にしかわからない用語を使ってしまうと、相手はその用語のことばかり気にしてしまい、全体的な話の内容が頭に入ってきません。その結果、映画の本来の魅力が十分に伝わらなくなってしまうのです。
わかりやすい話し方のコツを解説！
わかりにくい話し方の特徴を覚えたら、後はわかりやすい話し方を身につけるだけですね。基本的にはわかりにくい話し方の逆パターンを実践することで、改善は可能です。ここではわかりやすい話し方のコツを解説します。
結論から話す
話し方のテーマになると必ず挙げられるのが「結論から先に述べる」ということです。前述のように話がわかりにくい人は原因、過程などから先に入ってしまうため、相手に「だから何が言いたいの？」と思わせてしまいます。
この「原因、過程→結論」を「結論→原因、過程」にすることで、話の内容が整理しやすくなります。「〇〇の結果は上手くいきませんでした。原因は〇〇です」「〇〇という小説は絶対に読んだほうがいいよ！なぜなら…」といったように結論から先に話すことで、相手にも話の目的を早い段階で伝えることができます。
特にビジネスシーンでは上司から「〇〇の件、どうなった？」と聞かれることが多いです。このような時に結果を後回しにして、原因や過程から話はじめると「だから結果はどうなったの？」と言われてしまう可能性があります。
失敗した時は結果を伝えるのが怖くて、後回しにしてしまうこともありますが、先に結論から伝えることで、相手も失敗の原因や理由などを優しく聞き返してくれることもあります。「先に結論から話す」ということは、会話の基本でもあるため、ぜひ実践してみましょう。
簡潔に話す
簡潔にまとめた話は相手も理解しやすいことが多いです。またビジネスシーンなどでは時短にもつながるため、効率性のアップも期待できるようになります。簡潔に話す力を身につけるには「要約力」が必要になります。
つまり「伝えたいことの本質をしっかりと理解し、まとめる力」が求められるということですね。「話が冗長」「話が脱線する」といった方たちは、この要約力が備わっていないため、話がわかりにくい、会話の時間がムダに長くなるという傾向があります。
釣りの魅力を相手に伝えたいのに途中で脱線して、釣り竿の紹介をする方がいます。このような場合も釣り竿の魅力は伝わりますが、釣りの魅力は伝えることができません。
これは伝えたいことの本質がズレている良い例です。「相手に何を伝えたいのか？」という点をしっかり意識すると、短い時間で相手にわかりやすく伝えることができます。
誰にでも理解できる言葉を使う
これは「専門用語の多用は控える」ということですね。同じ業界にいる人、同じ趣味を持っているなど、共通点がある人と会話をする時には専門用語を使っても意味は伝わります。
しかし、それ以外の人は専門用語を理解できません。そのため、共通点がない人に話をする時には専門用語を使うのは避けておきましょう。ちなみに企業が作成する広告は誰にでも理解できるような工夫が施されていることが多いです。
一例を挙げるとJR東海が1993年から実施しているキャンペーン「そうだ 京都、行こう」という言葉。これは1200年の歴史を持つ古都・京都へ観光客を誘致するために、作成されたキャッチコピーです。
このキャッチコピーは日本人が苦手な横文字も入っていませんし、難しい漢字や専門用語も含まれていません。また簡潔に「京都へ来ませんか？」とアピールしているため、非常に多くの人の記憶に残りやすいのです。
このように誰にでもわかるような言葉を使うと、相手も内容を把握することができます。特にビジネスシーンなどでは専門用語を使う相手を間違えると、結果が出ないということも多々あります。そのため、営業やプレゼンをする機会が多い社会人の方は特に意識しておきましょう。
指示語の多用は避ける
先ほども取り上げた「あれ」「それ」といった指示語は具体性がないため、話を理解するまでに時間がかかります。上司に「そこにある書類持ってきて」と指示されたとしましょう。
この時に指示された部下は「そこってどこ？」となりがちです。これを「デスクの上にある書類持ってきて」と言い換えることで、部下もスッと動くことができますし「どこでしょうか？」と聞き返す手間も省くことができます。
先に全体像を伝えてあげる
話す内容について相手がまったく知らない場合、教えてあげる必要があります。たとえばですが、魚釣りをまったくやったことがない人に釣りのルールを説明する場合。話がわかりやすい人は全体像を先に教えてくれます。
具体的には「この長い竿(釣り竿)に針とエサを付けた糸を通し、海に入れて魚を引っ掛けることだよ」といった伝え方です。この場合、釣りの超基本的なルールかつ簡単な全体像を伝えていますから、相手も理解しやすいです。
一方、話がわかりにくい人は「釣りをするにはまず釣り竿が必要になるよ。釣り竿にも色々な種類や価格のものがあって、僕のおすすめは…」など、全体像の前に詳細を伝えがちです。上の例だと釣り竿に関する詳細を話はじめてしまいましたから、相手は釣りのルールは覚えられない状態です。
この詳細を聞かされた後に、釣りの全体的なルールを教えられても相手は整理する情報がたくさんあるため、理解するまでに時間がかかることが多いです。「情報を詰め込みすぎると逆にわかりにくくなる」というのにも似ていますが、先に大きな全体像を簡潔に話した後に、詳細を伝えたほうが相手も理解しやすくなります。
わかりやすい話し方を身につけてコミュニケーションを楽しもう！
今まで話がわかりにくいと言われてきた方は、人との会話に苦手意識を持っているかもしれません。しかし、話し方に少し変化を加えることで、相手も話の内容を理解できることが多くなります。
わかりやすく伝える能力は、特にビジネスシーンでは重要度が高いスキルです。またプライベートシーンにおいても、コミュニケーションを楽しむには大切な能力となります。話し方、伝え方で悩む方はぜひ今回ご紹介した、わかりやすい話し方のコツを参考にしてください。
@ForyourLIFE_t を見る
