2019年2月10日 | お役立ち情報

整った状態をキープできるデスク整理術。整理して効果的に仕事をしよう！

この前きれいにしたばかりのデスク、それなのに気づくと書類や資料が山積み、電卓やペンも散らばり作業スペースがほとんどない状態に…。こうした状況に「どうしたらきれいな状態をキープできるのだろう」と悩んでいる人も多いのではないでしょうか？

そこで今回は、すっきりきれいな状態を維持できるデスク整理の方法を紹介します。

デスクが散らかってしまう原因とは？

「ない、ない、ない、ない…」。探し物が見つからず、デスクまわりを手あたり次第ひっくり返す、こんな行動に心当たりのある人もいるのではないでしょうか。一時的に整理してもすぐにデスクが散らかってしまうのにはいくつか原因があります。まずはその原因からみていきましょう。

モノが多い

デスクが散らかっている人たちの特徴として、持ち物が多いことがあげられます。古い資料などをなかなか捨てられず引き出しの中がパンパンに。結果、デスクに資料があふれてしまうことに…。また、ペンなども最後まで使い切らずに次のペンを使いはじめてしまうため、引き出しに同じペンが何本もたまってしまうことも少なくありません。

すぐ使うから…

引き出しから出したモノを「どうせすぐ使うから」という理由でデスクに出しっぱなしにする人も要注意です。次から次へとモノを出してそのままにしておくことで、デスクにモノが増えてしまいます。

見えなくなると不安

どこにしまったかわからなくなるから「いつも見えるところにないと不安」という理由で、目の届くところにモノを置いてしまう。結局デスクには次々とモノが増えていってしまうため、いざというとき肝心なモノが見当たらないということになりかねません。

頭を整理できない

デスクを整理できない人は、自分の頭を整理できないケースが見られます。どこにしまったかわからなくなる理由は、自分で収納のルールを定めていないというケースが見受けられます。

たくさんある持ち物をまずは大きく分類に分け（「文具」や「書類」など）、そこからさらに細かく分類することで、どこに何をしまっているかがわかるようになります。

デスクの散らかりは氷山の一角？根本から解決する「デスク整理のステップ」

デスクが散らかっている人は、引き出しの中も整理できていない人がほとんどです。いわばデスクの上は氷山の一角。一時的にデスクの上だけをきれいにしても根本的な解決にはいたりません。外見をきれいにするには内面から、ということでここではデスクを根本からきれいにする方法を紹介していきます。

所有しているものを改めて認識する

いま自分のデスクスペースにどれだけモノを所有しているか、皆さんは認識できているでしょうか？デスク整理の第一歩は、まず引き出しの中のモノも含め、どれだけモノを所有しているかすべてをいったん並べてみることです。これは、「片づけられないお宅をきれいにする」といったテレビ番組などで、実際に掃除のプロたちがはじめに行う作業です。

※オフィスではスペースが限られるため、大きめのダンボール箱を2～3個用意。分類ごとに箱にどさっと入れ、その中から必要なモノだけを取り出していくと整理しやすくなります。

要るモノと要らないモノに分ける（要らないモノは処分）

すべての所有物を認識したら、続いて「要るモノ」と「要らないモノ」に分けていきます。こうして改めて見てみると、いかに無駄なモノが多いか気づく人も多いことでしょう。

それでも判断に困ったときは、それを処分することによるメリットとデメリットを考えます。たとえば、大量にある古い資料を処分する場合をみてみましょう。

＜メリット＞

• 引き出しの中に有効なスペースが生まれる
• 気持ちを切り替えられる

＜デメリット＞

• 資料が必要になるときがくるかも…

※情報漏洩の恐れがあるため活用しない過去の資料などはシュレッダーなどで廃棄しましょう。

パソコンやスマホなら容量を増やせば済む問題も、スペースが限られたデスクまわりでは活用しないモノはできる限り処分することが大切です。

特に資料などは次から次へどんどん溜まってしまうものですから、プロジェクトが完了した過去の資料は、半年後か3カ月後など定期的に処分するといいでしょう。

必要なモノはデスク以外の場所に保管

デスクは大切なワークスペースであって物置ではありません。いつでも快適に仕事がはかどるように、作業に必要なモノは使うたびに引き出しなどから取り出すようにします。これで、デスクをすっきりした状態に保てる可能性がぐっと高まります。

使い終わったら元の場所へ戻す

そして使い終わったら元の場所へ戻すことで、デスクの上はいつでもすっきり。「取り出す」と「しまう」、この2つをセットで習慣化することで、デスクをいつでもきれいに維持できるようになります。

デスクがすっきりきれいだと、こんなにもメリットが！

デスクがすっきりと整理整頓されている人は、仕事ができる人である可能性は高いでしょう。このようにデスクの状態はあなた自身を映すことになりますのでご注意を。また、一日のうちで長時間過ごす場所としてデスクをきれいにしておくことで、さまざまなメリットが生まれます。

集中力アップで作業効率もアップ

すっきりと整理整頓されたデスクは、集中の妨げになる情報が入ってこないため、集中力を維持して作業の効率もアップします。

あれどこいった？をなくして時間を節約

デスクが散らかっているとモノを探すのも一苦労。あちこち探して、ときには同僚までまきこんで…。時は金なり。デスクがきれいだと必要なモノがサッと取り出せて、こうした無駄な時間を費やすこともなくなります。

万が一のリスクも回避

デスクでは契約書などの重要な書類を扱うことも。デスクに書類や本などが山積みになっていた場合、「デスク雪崩」で書類が破れたり、コーヒーカップが倒れて汚してしまったりする恐れも考えられます。デスクがきれいだとこうした心配もありません。

「断捨離」でデスクも頭の中もすっきり

社会的なブームにもなった「断捨離」は、自分にとって要らないモノを断ち切ることでシンプルな生き方を実現するための術。要らないモノを片づけるだけでなく思考まで整理することができるため、ビジネスの場で実践される人たちも多いのではないでしょうか。

デスクの整理に「断捨離」を取り入れることで、業務効率をさらに高めることができます。

＜断捨離のポイント＞

• 必要なモノだけを残す
• 捨てたあとに後悔しない
• いつか…は来ないことを知る
• 断捨離後のすっきりした状態をイメージする
• 捨てるときは感謝の気持ちを忘れない

もっと便利に快適に！業務効率を上げる「デスク整理術」

実際にデスクで使うアイテムにはどんなモノがあるでしょうか。デスクを整理する前にまずはよく使うアイテムをみていきましょう。

＜筆記用具＞

• ボールペン
• 鉛筆
• 消しゴム

＜筆記用具以外の文房具＞

• 修正液
• 定規
• はさみ
• カッター
• ホチキス
• セロハンテープ
• のり
• クリップ
• ペン立て

＜紙類＞

• メモ
• 付箋
• ノート

＜ファイル＞

• クリアファイル
• 名刺ファイル

＜その他＞

• パソコン
• 電卓
• 朱肉

デスクのどこに何を収納するか？

デスクの上に出ているものは、パソコン、電話、メモ帳、ペン立てなどつねに必要最低限なモノだけにしましょう。一番上の引き出しには、使用頻度の多い文具類を収納。中段には書類などを入れたクリアファイルなどの収納におすすめです。一番下の引き出しは高さもあるので、カバンなど私物を収納するスペースなどにおすすめです。

一番上の引き出しには、さらにトレーを組み合わせて

引き出しに備え付けのトレーに加え、100円ショップなどで売っているトレーを組み合わせて使うことで、細かい文具をよりすっきりと収納することができます。大小さまざまなサイズのものが出ていますから、収納するアイテムに合わせて選ぶといいでしょう。

一番大きな引き出しは、一時的な保管場所

デスクの一番大きな引き出しは、いま行っている業務関連のモノなどを一時的に保管する場所と考えましょう。こうしたことを想定して引き出しを空にしておくと、ランチなどで席を外すときにサッとしまえて便利です。

書類はクリアファイルやポケットファイル、ボックスファイルを活用

書類や資料などはどんどん枚数が増えていくため、クリアファイルやポケットファイルに入れて、引き出しの中段に収納します。背表紙のインデックスに名前を書いておくと取り出すときにひと目でわかって便利です。クリアファイルやポケットファイルが増えてきたら、それらをボックスファイルにイン。大分類、中分類と段階的に収納することで、必要なときにファイルが取り出しやすくなります。

名刺は名刺ファイルに保管

仕事をしていくと、名刺の枚数もどんどん増えていきます。名刺もきちんと名刺ファイルなどに入れて保管しておきましょう。

モノを増やさない心がけ

デスクの収納においてもっともスペースを必要とするのが、日に日に増えていく書類の量です。先方からメールで送られてくる資料などは、プリントする前に必要な個所だけを精査することで、経費の節約とデスクの省スペースにも貢献できます。

すっきりきれいなデスクを維持して、やる気と、いいアイデアを呼び込もう！

いい一日のはじまりは整理整頓されたきれいなデスクから。自分の頭も心もすっきりした状態でデスクに向かうことで、やる気も、いいアイデアもふつふつと湧いてくるはず。毎日を快適に過ごすためにも、「要らないモノは処分する」「取り出したら元の場所に戻す」ことを習慣化して、つねにきれいな状態を維持できるように心がけてください。

＜デスクをきれいに保つポイント＞

• 不要なモノは処分する
• 取り出したら元の場所に戻す
• 引き出しを有効活用する
• どこに何があるか分類ごとにまとめる
• 一番大きい引き出しは一時保管用に空けておく

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