【会議が長い】時間短縮できる効率的な会議の進め方

【会議が長い】時間短縮できる効率的な会議の進め方

会議はダラダラと時間が延びてしまうケースもよくありますね。
「時間が予想以上にかかってしまった割には、結局意見がうまくまとまらなかった」という経験もあるでしょう。

ここでは時短を行いながら会議を円滑に進める方法を紹介していきます。
そのためには、事前準備と会議に参加する人全員の意識統一が必要です。

どんな組織でもすぐに実行できる効率的な会議の進め方がありますので、是非参考にしてみてください!

必ず準備したいこと

必ず準備したいこと

司会者や議長などの進行役を設ける

会議をするとき、誰か進行役を必ず設けましょう。
進行役は基本的に自身の意見はそれほど述べず、円滑に会議を進めることだけを考える立場だとベストです。

例えば会社の社長や部長などが進行役をしてしまうと、「最終的にその立場の人の意見を尊重しなければいけない」という参加者の心理が働き、有意義な会議になりにくいです。

客観的な立場で、話をうまく進められる人を進行役に任せましょう。
進行役に向いているのは下記のような人物です。

  • 他人の意見に流されない
  • 客観的に意見を分析できる
  • 参加者全員の意見を引き出すことができる
  • ハキハキとした話ができる
  • 会議内容が煮詰まった時に妥協案や解決案をすぐに提案できる
  • メリハリをつけた進行ができる
  • まとめるのが上手い

上記のような能力に優れた人が進行役に適任です。
会社の場合だと、上司と平社員の橋渡し役となるようなグループリーダーや係長などが進行役を進められるとベストです。

ただあまりにも話好きな方が進行役をしてしまうと、話が脱線したときにブレーキをかけられないこともあるので注意しましょう。

マニュアルを用意する

会議に絶対欠かせないのがマニュアル作成です。
会議内容を事前に箇条書きでも良いので、まとめておくとスムーズに進行できます。

ここでは例として会社の各部署が集まって行なう会議を想定したマニュアルを紹介しましょう。

  1. 最初に進行役より会議の内容と目的を説明
  2. 営業部の業務報告と今後のスケジュールを発表
  3. 宣伝部の業務報告と今後のスケジュールを発表
  4. 今後の改善点や企画について討論
  5. 会議でまとまった内容を各部署の部長が了承

こういった大規模の会議もあれば、各部署の数名だけが集まって行う小規模の会議もあるでしょう。
会議に応じて、どんな内容の話し合いをするのか事前に箇条書きでも良いので、進行役はまとめておくと良いでしょう。

あまりにも大枠だけ決めたマニュアルにしてしまうと、参加者が何を話し合えばよいのか迷ってしまいます。
その会議によって具体的にどんな話し合いをしたいのか明記しておきましょう。

時間を設定しておく

時間がダラダラと過ぎてしまうのもよくありません。
メリハリをつけるためにも会議内容ごとにどれぐらいの時間を予定しているのか時間を記入しておきましょう。

例えば、

  • 新規プロジェクトの立案について:20分
  • 過去の事例紹介について:10分
  • コスト削減に向けた改善案について:15分
  • 今後発生する予算の報告について:10分
  • 部長からの総括:10分

などとあらかじめ話し合いにかかる時間を想定し、時間を設定しておくとメリハリの付いた話し合いができます。
ただ内容によっては想像以上に優良な意見が飛び出し、時間がかかることもあります。
その場合は時間短縮できそうなところで調整し、優れた意見を聞き出すことに尽力しましょう。

逆に煮詰まって、なかなか意見が出ないということも考えられます。
そういった事態を想定し、一度リフレッシュする機会を設け、会議の中盤あたりで10分程のブレイクタイムを用意しておくのも効果的です。

会議の目的を定める

会議の目的を定める

会議ではいろいろな意見が出て、収拾がつかなくなってしまうこともあります。
そうならないために、「最終的に会議によってどんな目的を達成すればよいのか」を明確にしておきましょう。

例えば「新規プロジェクトの立案」、「コスト削減の方法」など全員の共通理解が深まるような最終目的をしっかりと設定しておきましょう。
色々な話し合いをするよりも、何かターゲットを絞って話し合いをした方が良い意見もたくさん出てきます。

会議の冒頭で「こういった話し合いをしますよ」と進行役が話したほうが、全員が同じ方向を見ることができるので、あらかじめ説明しておくと良いでしょう。

時短を妨げる行為を理解しておこう

時短を妨げる行為を理解しておこう

個人的な相談

会議は時として、一個人の意見や相談を述べてしまう人が出てしまうこともあります。
しかし会議は、全体での共通認識を高める場なので、一個人の意見や悩み相談など聞いている時間ではありません。

そういった時は進行役が、

「そういった話し合いは、おいおいしましょう」
「その話は上司と相談して後ほどまた別の機会にしましょう」

などと自制を促し、会議が脱線しないように注意しましょう。
他にも会議の本題とは明らかにずれているなと感じたら、進行役が軌道修正することを意識する必要があります。

社員がたびたび用事で抜けてしまう

会議中に社員が度々用事で抜けてしまうような会議は好ましくありません。
その抜けていた社員が戻ってきたときに改めて説明したりなど、二度手間になってしまうことがあります。

こういったことを避けるには、会議の開催日を調整する以外にありません。
社員全員のスケジュールを把握した上で、集中できるタイミングで会議を実行しましょう。

特に最終的な決定をする上司が抜けてしまうような会議は好ましくありません。
上司に打ち合わせや、お客様来訪の予定が入っている場合、会議は避けましょう。

妥協しない人がいる

会議でよく起こりえるのが、少数派の意見をなかなか引き下げられないこと。

なかなか妥協できない人も中には居るので、結局、会議がまとまらず時間が延びてしまうなんてこともあります。

こういった事態を防ぐには、わかりやすく多数決で決めたり、進行役が少数派の意見も一部取り入れて次の議題に移るといった対策が必要です。

会議は必ずしも全会一致で話し合いがまとまるわけではないので、妥協案をスタンバイすることも必要です。

時短テクニックを活用しよう

時短テクニックを活用しよう

アプリの活用

最近は会議で使えるさまざまなアプリが登場しています。
これらを使えば時短にもなりますし、社員全員が気軽にメモを取ったりできるのでお勧めです。
具体的には下記のようなアプリがあります。

  • ボイスレコーダー
  • 音声認識クラウド
  • Microsoft one note

これらは会議で非常に役立つものです。
ボイスレコーダーで会議の様子を録音しておけば、改めて聞き直し重要な話し合いの内容を聞き漏れすることなくインプットすることができます。

音声認識クラウドは、話したことがそのまま文字になるというもの。
これならわざわざ会議内容をホワイトボードなどに取らなくても、後ほど文書化して社員全員に配布することも可能です。

Microsoft one noteは簡単にメモできるデジタルノートのような存在。
メモ書きをしたり、スケジュール帳のように予定に書き込んだり、写真を撮ることもできます。
会議の際にマルチな活躍をする便利なアプリです。

昔ながらのお堅い上司がいると、なかなか利用を許可してくれないかもしれませんが、便利さをアピールしてなんとか活用しておきましょう。

また高齢の方が多い会議だと、逆にアプリの使い方に慣れておらず余計に時間が掛かってしまうかもしれません・・・。

しかし、こういったアプリを併用することで、書き写しなどの余計な時間がなくなります。

予め会議参加者に討論内容を知らせておく

時間短縮に欠かせないのが事前準備。
会議参加者に討論内容を知らせておけば、あらかじめ意見を考える時間が作れます。

例えば、会議の1週間前あたりに会議内容を知らせておけば、その場で考える必要がなくなるので、幾つか案をまとめてから会議に参加してくれる可能性が高くなります。

これなら会議で必要以上に時間を伸ばす必要もなくなり、しかも効率的にたくさんの意見を募ることができます。
あらかじめ討論内容を伝えた時に、「1人3つ程度アイデアを考えておいてくださいね!」などと伝えておくのも良いですね。

資料を揃えておく

資料を揃えておく

ホワイトボードなどに書きながら説明する人もいますが、それも時間がかかってしまう原因の一つ。

あらかじめ配布する資料を用意しておけば、その図を見ながら簡単に説明ができます。
できれば図やイラストも入れて分かりやすくしておくと、より一段とイメージしやすくなるでしょう。

ちなみに文章をたくさん使った資料を作成する予定の場合は、1分間で300文字程度話すことを想定した資料を作りましょう。
そして文章を作るときは接続詞をできるだけ減らし、一文の長さを45字程度にまとめると読みやすくなります。

質問がでそうな回答を用意しておく

会議の中で参加者からいくつか質問が出ることもあるでしょう。
そこで明確な答えを用意しておけば、調べる時間や資料を探しに行く時間が減ります。

例えば、

  • 新規プロジェクトの予算はどれぐらいを想定しているのか
  • このプロジェクトに関わる人員は何名を予定しているのか
  • 何月からプロジェクトを開始し、何月をめどにリリースするのか

こういったことがすでにわかっているのであれば、配布する資料に記載しても良いですし、質問されたときに答えられるようにしておく形でも良いでしょう。

まとめ

以上、会議を効率的に進める時短テクニックについて紹介しました。
ある程度、意見によって会議が延びてしまうのも仕方ありませんが、円滑に進めるためには目的を持った話し合いが必要です。

また、会議を進める側だけでなく、参加する方も高い意識を持った取り組みが必要になってきます。

例えば、「参加者が遅れても会議はすぐに始めてしまいますから遅れずに集まってください」などと事前に告知しておけば参加者の意識も高くなります。

今後は会議に費やす時間を減らし、有意義な時間の使い方をしていきましょう!

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