【社会人必見】ビジネスマナーの基本について(あいさつ・話し方・身だしなみなど)

【社会人必見】ビジネスマナーの基本について(あいさつ・話し方・身だしなみなど)

4月から社会人。学生モードから少しずつ気分を引き締めつつも、就活で覚えた「ビジネスマナー」に対して不安を感じている人も多いのではないでしょうか?

ひとことでビジネスマナーと言っても、身だしなみや話し方のマナー、訪問時や会食のマナー、メールひとつとってもビジネスでは注意しなければならないマナーが多々あります。

そこで今回は、ビジネスマンとしての基本的なマナーから、ビジネスシーンでよくある対応について注意すべきポイントを紹介します。

「身だしなみ」のマナー:TPOに合わせた清潔感のある格好で相手に好印象を!

人の印象は会った瞬間に決まります。どんなに仕事ができる人であっても、服装がだらしなかったり、髪がぼさぼさだったり、TPOにそぐわない格好では相手にいい印象を与えられません。

ビジネスシーンにおける「身だしなみ」は、スーツや靴、髪型、さらに男性ならネクタイ、女性ならメイクや指先のネイルなどがあげられます。続いてそれぞれのポイントをみていきましょう。

「身だしなみ」のマナー:TPOに合わせた清潔感のある格好で相手に好印象を!

[スーツ]

ビジネスの場合、身だしなみの大きなポイントとなるのがスーツです。どんなに高級なスーツでもヨレヨレだったり、ビジネスに適さないシルエットやデザインだったりしてはマイナスイメージとなってしまいます。また、冬に夏用のスーツや夏にウールのスーツを着るなど、季節にマッチしないスーツもNGです。つねにTPOに合わせた清潔感のあるスーツを心がけましょう。

一日着用したスーツは汚れも臭いもついていますから、帰宅後はスーツをハンガーにかけブラッシングをしたり、消臭スプレーをかけたり、毎日お手入れする習慣を。手入れが行き届いたスーツは相手に好印象を与えることができます。

[ネクタイ]

ショップに行くと実にさまざまな色や柄のネクタイが並んでいますが、社会人としてはじめに用意するネクタイはストライプ柄や小紋柄などのデザインが無難なものを選びましょう。
絞めたときのポイントは、結び目をしっかりときれいにつくること。長さはベルトにかかるくらいが理想です。

[靴]

「足元を見られる」や「オシャレは足元から」などの言葉があるように、見えないようでいて足元はしっかりと見られている重要なポイントです。

ビジネスにおいては、男性なら黒のビジネスシューズ、女性は黒のパンプスが基本。最近では通勤に便利なビジネス用スニーカーなども人気となっていますが、新社会人としてまずは基本となるプレーンなタイプを用意しましょう。

また、同じ靴を履き続けるとソールなどの消耗が激しいため、複数の靴をローテーションさせることが理想です。

そしてスーツ同様、こまめなお手入れをお忘れなく。ブラシやクロスで汚れを落としたり、クリームでしっかりケアをしてピカピカのシューズで毎日気持ちよく出社しましょう。

[ヘアスタイル]

男性の場合、耳や眉をしっかりと出した短髪が理想です。前髪はおでこが見えているほうが、明るい印象になるのでおすすめです。長髪や茶髪などの染髪は、誠実感を損なうためやめておきましょう。女性の場合、髪色は地毛に近い色合いが理想とされ過度な染髪はNG。長い髪は束ねてすっきりと。おでこを出して明るい印象に努めましょう。

男性、女性どちらも寝ぐせにはご注意を。時間がないからとボサボサの髪のまま出社することのないように、朝はしっかり余裕をもって行動しましょう。

[メイク]

女性にとっては「メイク」も大切な身だしなみのひとつ。ノーメイクだと、顔色が悪く見えたり、だらしなく見えてしまう恐れも…。とはいえ、派手なメイクはNG。ビジネスでは「ナチュラルメイク」が好まれます。また、アレルギーなど肌の問題でメイクできない方もいると思いますので、メイクをするしないにかかわらず、相手に不快感を与えない身だしなみを心がけましょう。

[ネイル]

指先のオシャレも今や女性の身だしなみに欠かせないポイントです。ビジネスの場合、デザインの凝ったものや装飾をつけたものはNG。ピンクやベージュなどのワンカラーがおすすめです。また、ネイルの形状も、スクエアタイプや先が尖ったもの、長いネイルもビジネスには不向き。オーバルかラウンドのやわらかい印象のものが好まれます。

「話し方」のマナー:「あいさつ」から「謝罪」まで、心を込めた対応が基本!

上司や得意先の方などとのコミュニケーションにはビジネス特有のマナーがあります。慣れないうちは、どう話していいかわからず、失礼な言い間違いをしてしまう人も多いのではないでしょうか。こうしたコミュニケーションを円滑に行うためにもまずは「あいさつ」をしっかり行うことが重要です。

ここでは、正しいあいさつの仕方や敬語の使い方、電話の応対や謝罪時の対応などについて紹介していきます。

[あいさつ]

ビジネスに限らず、あいさつはコミュニケーションの基本として重要視されています。簡単なようでいて、意外とできていない人が多いのがこのあいさつです。あいさつをされて悪い気がする人はそういませんから、新社会人の皆さんは、若者らしい明るく元気なあいさつを心がけてください。

<好印象を与えるあいさつのポイント>

  • 自分から積極的にあいさつをする
  • 相手の顔を見てから「おはようございます!」などの言葉をかけ、それから頭を下げる
  • このとき首だけを曲げず、腰から前方45°の角度に上体を曲げる。状態を起こしたらもう一度相手の顔を見る
  • ハキハキとした元気な声で、表情は笑顔を心がける
  • 少し離れている相手には、近寄っていってからあいさする

上記のポイントをおさえることで、相手はもちろん周囲に好印象を与えることができます。

[敬語・ビジネス用語]

学生から社会に出て、はじめに苦労するのが「敬語」や「ビジネス用語」の言葉づかいではないでしょうか。特に、就活の面接のために必死で覚えたという人も多いと思います。これは一朝一夕で身につくものではありませんから、上司や先輩たちの会話をよく聞いて身につけていくほかありません。

また、学生のうちからこうした対応を身につけたいという人たちに人気なのが、「飲食店」や「コンビニ」、「ホテル」など接客業のアルバイトです。面接などの緊張する場面でも、普段から接客しているおかげで緊張せず思ったことを話せたという人も少なくありません。

ただし、「こちら~になります」や確認の意味で用いる「よろしかったでしょうか?」はバイト特有の言い方のためビジネスでは相応しくありません。

  • 「こちら〜になります」→「こちら〜です」
  • 「よろしかったでしょうか?」→「よろしいでしょうか?」

<よくある失敗>

  • 社外の人に対して上司を「●●さん」や「●●部長」と敬称をつけて呼んでしまった。→社内の人間は身内だから呼び捨てにする
  • 目上の人に「ご苦労さまです」と言ってしまった。→目上の人には「お疲れさまです」と言う
  • 上司やお客様に頼まれごとをされ「了解しました」と言ってしまった。→この場合「承知しました」や「かしこまりました」と言う

[電話の応対]

相手の顔が見えない分、慣れないうちは特に緊張するのが「電話の応対」です。ここにはビジネス特有の言い方がたくさん含まれるため、研修時などにしっかりと覚えるようにしておきましょう。また、電話では声だけで印象が判断されてしまうため、普段より明るい声でハキハキと話すことを心がけましょう。

<電話を受けるときのマナー>

  • 「(お電話ありがとうございます)●●(会社名)でございます」と明るくハキハキした声で自分の会社名を述べる
  • 先方の社名やお名前を復唱する
  • 聞き取りづらかった場合は聞き直す
  • 3コール以上鳴ってから受話器をとったときは「お待たせいたしました。●●(会社名)でございます」と言う

※手元にはつねにメモ帳や筆記用具を用意しておきましょう。

<電話をかけるときのマナー>

  • 「●●(会社名)の●●(自分の名前)と申します。いつもお世話になっております」と、明るくハキハキした声で自分の会社名を述べる
  • 「●●部の●●様はいらっしゃいますでしょうか?」と述べ、相手が出たらもう一度、社名と名前を名乗る
  • 業務時間外や昼食時または相手の忙しい時間帯は避ける

[謝罪]

仕事でミスをすることは大なり小なり誰にでもあることです。ミスをしたときに大切なことは、素直に自分のミスを認め、素早く謝罪できるかどうかです。小さなミスでもそれを見過ごし黙っていたために、会社の信用を落とす大問題に発展するケースもあります。

ただし、ただ謝ればいいというものではありません。そのミスによって相手にどれほどの迷惑や損害を与えてしまったか、相手の立場に立って心から謝罪することが大切です。
ビジネスでの謝罪においては、謝罪にふさわしい服装や、表情、姿勢、話し方や謝罪の内容などについて細心の注意を払わなければなりません。

<謝罪時の注意点>

  • ミスに気づいたらすぐに謝罪(すぐに上司に報告)
  • 謝罪に伺う際は、グレーまたは紺色のスーツを着用する(ネクタイは落ち着いた色のストライプが理想)
  • 「ご迷惑をおかけして大変申し訳ございませんでした」などと、冒頭でしっかりとお詫びをする
  • 言い訳をしない。「でも」「ですが」「しかし」など、謝罪の中では逆説の言葉を使用しない
  • 自分の保身に走らない。ミスを責任転嫁しない
  • 今後の対策についてきちんと話す

「営業訪問」のマナー:スマートな気配りであなたもデキる営業マンに!

「営業訪問」のマナー:スマートな気配りであなたもデキる営業マンに!

お客様への訪問はまさに営業の基本中の基本といえますが、アポイントのとり方や名刺交換の仕方など、ここにもさまざまなマナーが存在します。多数いる営業マンの中で好印象をもってもらえるように、ビジネスマナーをしっかりと身につけておきましょう。

[アポイント]

先方を訪問する際は、必ず事前に電話かメールでアポイントをとることがビジネスのマナーとされています。アポイントのとり方は、既存顧客か新規顧客かによって異なりますが、どんなときでも相手の都合を第一優先に考えることが大切です。

<既存顧客の場合>

すでにメールでやりとりをしているお客様には、事前にメールで用件をお伝えした上で、電話でフォローします。急ぎの場合は直接電話すべきですが、時間に余裕のあるときは事前にメールすることで、相手に時間をとらせず、用件を的確に伝えることができます。

<新規顧客の場合>

新規のお客様の場合、メールアドレスを把握していないケースがほとんどですからその会社の代表電話に連絡します。その際、自己紹介や訪問の目的などをお伝えした上で、担当者につないでいただきます。

新規のお客様でアポイントをとりつけるのは、簡単なことではありません。多数の営業マンの中で、相手に「会ってみたいな」と思われるように、限られた時間の中で会社のセールスポイントをしっかりと伝えられるように練習しておきましょう。

[名刺交換]

  • お客様と名刺交換するときは、まずこちらが先に名刺を差し出します
  • 差し出す位置はお客様の名刺の位置よりもやや下に
  • 名刺を渡す際は「●●(会社名)の●●と申します。よろしくお願いいたします」などとあいさつします
  • 先に相手に名刺を受け取ってもらうことで両手が使えるようになるので、相手の名刺は両手でしっかりと受け取ります
  • 名刺を受け取ったらまず相手の名前(読み方)を確認します
  • 読み方がわからない場合は決してそのままにはせず、「失礼ですが、お名前はどのようにお読みすればよろしいでしょうか?」などとしっかり確認する

[座席]

応接室や会議室の場合、入口からいちばん遠い奥の席が上座に、反対に入口にいちばん近い席が下座となります。また、オフィスの一角に応接コーナーがある場合、デスクに近いほうが下座となります。訪問先で担当者より先に部屋に通された場合、下座に座るか立って待つのが理想。担当者が到着され、上座を勧められた場合は移るようにします。

[訪問のお礼]

はじめての訪問先から戻ったら、その日のうちにお礼のメールを送りましょう。このお礼のメールには、貴重な時間を割いてくれたことへ感謝の意を伝えるとともに、次回の訪問につなげるといった大切な役割もあります。

「会食」のマナー:お店選びから話題づくりまで、あなたのセンスが問われます!

ビジネスシーンでは、お客様と良好な関係を築くため、「会食」でお客様をもてなすこともあります。和やかなムードに会話も弾めば、仕事の場では聞けない貴重な話が聞けるといった可能性もあります。会食をビジネスチャンスとするために、ここでは会食を成功させるポイントについて紹介します。

<会食を成功させるポイント>

  • お客様の好きな食べ物やお酒、趣味などを事前にリサーチしておく
  • 事前にお店を訪れ、味やサービス、雰囲気をチェックしておく
  • お店の人を味方につけて、相手に喜んでもらえるサービスをお願いする
  • 帰りのタクシーやお土産を手配しておく
  • 後日、お礼のメールをお送りする

「ビジネスメール」のマナー:社内・社外を使い分けて業務を円滑に!

「ビジネスメール」のマナー:社内・社外を使い分けて業務を円滑に!

ビジネスメールは重要な連絡手段のひとつとして、いまやビジネスの必須スキルと言えます。「社内メール」と「社外メール」ではルールやマナーが異なりますが、それぞれの役割をとらえ、ビジネスメールを上手に活用することで、業務効率を高めることができます。

<社内メールのポイント>

社内メールで大切なことは「要点を簡潔にまとめる」ということ。社外メールのような丁寧なあいさつ文は必要なく、件名は「資料作成のお願い」などひと目でわかるようにしておきましょう。また、宛先は上位の順番から、●●部長、●●課長、●●主任と役職名をしっかり書きます。役職のない人は●●様とします。

<社外メールのポイント>

社外メールでは「お世話になっております」といった丁寧なあいさつ文から、用件へと入っていきます。宛先は会社名などを省略せず正式名称で書くこと。(株)もできれば株式会社と書きます。また、前株か後株か、社名の間違いは非常に失礼なため十分に注意しましょう。件名に「至急」などの言葉をつけると、お客様を急かす印象となるため避けましょう。

ビジネスの基本、「報・連・相」で円滑なコミュニケーションを!

最後にビジネスで忘れてならないのが、「報告」「連絡」「相談」の頭の漢字をとって名付けられた「報・連・相=ホウレンソウ」です。仕事を円滑に進めるためにも、この「報・連・相」による情報共有はとても重要です。

部下の仕事を上司が把握することで、指示出しやアドバイスを送ることができます。逆に、「報・連・相」を怠ることで、小さなミスが大問題へと発展しかねません。ビジネスの円滑な業務遂行は円滑なコミュニケーションから。重要なビジネスマナーとして「報・連・相」の意識をしっかりと身につけましょう。

ビジネスマナーをアドバンテージに!相手や周囲の信頼を獲得して仕事を円滑に!!

ビジネスマナーはビジネスマンとしてぜひ身につけておきたい必須スキルです。

清潔な身だしなみなど見た目の印象はもちろん、何事にも誠実な姿勢や、スマートな気配りは、相手に好印象を与え、周囲の信頼を獲得することにつながります。

なお、記事を読んだだけでは不安という方は、ビジネスマナーに関する書籍やスクール、研修などもありますので、自分に合ったやり方でビジネスマナーに磨きをかけてください。

「For your LIFE」で紹介する記事は、フマキラー株式会社または執筆業務委託先が信頼に足ると判断した情報源に基づき作成しておりますが、完全性、正確性、または適時性等を保証するものではありません。